Du concept à la réalité : comment le projet e-dossier étudiant transforme le suivi des étudiantes et étudiants à l’Unil
Une idée née d’une simple question, développée grâce au programme Impulse, et aujourd’hui déployée à l’Unil. Le projet e-dossier étudiant illustre comment des collaboratrices et collaborateurs peuvent contribuer à faire évoluer l’institution en transformant une intuition en solution concrète.
À l’occasion du lancement du 4e appel à projets Impulse , nous avons rencontré les membres de l’équipe à l’origine de cette initiative pour revenir sur leur parcours, les défis rencontrés et les enseignements tirés de cette aventure.
Une idée simple face à un besoin partagé
À l’Unil, les documents liés au parcours des étudiantes et étudiants sont gérés par de nombreux services et facultés. Les pratiques de gestion diffèrent grandement selon les contextes, rendant parfois l’accès à l’information complexe et chronophage.
L’ambition du projet e-dossier étudiant était de permettre au personnel administratif et technique chargé du suivi des étudiantes et étudiants de tirer pleinement parti des outils déjà existants afin de centraliser et faciliter la gestion des documents. D’amener plus de cohérence, d’efficacité et de transparence au sein de ce système.
« Nous voulions que les informations utiles au suivi d’une personne puissent converger vers un même endroit, tout en simplifiant le travail des équipes qui les utilisent au quotidien. »
L’idée prend véritablement forme lorsqu’une simple question est posée lors d’un échange avec le Rectorat : pourquoi ne pas imaginer, pour les étudiantes et étudiants, un dossier numérique centralisé comparable à ce qui existe dans d’autres domaines ?
Impulse comme accélérateur
Si l’idée était prometteuse, sa mise en œuvre représentait un défi de taille. Comment mobiliser des acteurs issus de plusieurs facultés et services ? Comment vérifier que le besoin était réel ? Comment construire une solution qui puisse s’adapter à des pratiques parfois très différentes ?
C’est précisément là que le programme Impulse a joué un rôle déterminant.
Pendant près d’une année et demie, l’équipe a pu tester ses hypothèses, rencontrer les utilisateurs concernés et expérimenter avec eux, bénéficier d’un accompagnement méthodologique puis s’appuyer sur l’expertise de spécialistes externes en expérience utilisateur et ergonomie.
« Le programme nous a donné un cadre très structurant. Il fallait avancer étape par étape, confronter nos idées à la réalité du terrain et revenir régulièrement avec des résultats concrets. Sans ce cadre, le projet aurait probablement mis des années à émerger. »
L’équipe a notamment misé sur une approche fortement participative. Des collaboratrices et collaborateurs issus de différentes facultés et services ont été invités à contribuer à la réflexion à travers des ateliers et même des jeux collaboratifs conçus pour imaginer ensemble les usages futurs du e-dossier étudiant.
Un défi avant tout humain
Contrairement à ce que l’on pourrait imaginer, le principal défi n’était pas technique.
L’outil de gestion administrative existait déjà au sein de l’Unil. L’enjeu consistait surtout à optimiser et uniformiser son utilisation, à construire une vision commune entre des équipes aux méthodes de travail très différentes.
En impliquant les futurs utilisateurs dès le début du projet, l’équipe a progressivement créé de l’engagement et du dynamisme autour de la démarche.
« Nous avons rapidement constaté plus d’intérêt et de motivation que de résistance. Les personnes se sont approprié le projet parce qu’elles avaient contribué à le construire. »
Cette approche a permis de transformer progressivement la perception de l’évolution de l’outil : d’une contrainte administrative supplémentaire, il est devenu un véritable support facilitant le travail quotidien.
Des bénéfices déjà visibles
Déployé depuis quelques mois, le e-dossier étudiant commence à produire ses premiers effets.
Certaines ont déjà abandonné les dossiers papier pour une partie de leurs activités. D’autres développent de nouveaux processus numériques rendus possibles grâce à cette infrastructure commune. Des fonctionnalités auparavant peu utilisées sont désormais intégrées dans les pratiques quotidiennes.
Au-delà des gains immédiats, l’équipe voit dans le e-dossier étudiant un projet fondation qui ouvre la voie à de nombreuses évolutions futures : partage facilité de documents, automatisation de certaines tâches, archivage simplifié ou encore accès élargi aux documents pour les étudiantes et étudiants.
« Nous le voyons comme un projet pivot qui rend possibles beaucoup d’autres développements derrière. »
Une aventure collective
L’un des points forts du projet réside également dans la diversité de l’équipe qui l’a porté. Réunissant des personnes issues de facultés et services différents, avec des expertises et des parcours variés, le projet a bénéficié de regards complémentaires tout au long de son développement.
Cette diversité, encouragée par le programme Impulse, a permis de construire une solution plus robuste et mieux adaptée aux réalités du terrain.
Et si votre idée était la prochaine ?
Avec le lancement de la 4e édition d’Impulse, l’équipe du projet e-dossier étudiant souhaite transmettre un message simple aux collaboratrices et collaborateurs de l’Unil :
« Il existe énormément d’idées sur le campus. Le programme Impulse montre qu’il est possible de les concrétiser, même lorsqu’elles semblent ambitieuses ou complexes au départ. Avec le bon accompagnement, une idée peut devenir un projet, puis un outil réellement utilisé par la communauté universitaire. »
Vous avez une idée pour améliorer le fonctionnement de l’UNIL ou répondre à un défi institutionnel ? Le prochain projet inspirant pourrait être le vôtre !
Appel à projets ouvert jusqu’au 23 août 2026 : https://ucreate.ch/impulse/